Martin Salbaba Softwaredesign Martin Salbaba Softwaredesign - Anwendungsszenarien

Jedes Unternehmen ist individuell und hat seine spezifischen Eigenschaften. Daher sind auch die Anforderungen an ein Enterprise Content Managementsystem von Fall zu Fall unterschiedlich.

Um Ihnen ein Gefühl für die Vielseitigkeit der möglichen Einsatzmöglichkeiten zu geben, haben wir einige Szenarien beispielhaft dargestellt. Diese zeigen, dass ein Enterprise Content Managementsystem eine sinnvolle Lösung ist und kein Archiv, in dem Ihre Daten verstauben.

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Belegarchiv Beginnen wir mit der Anforderung, die Eingangsbelege (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, etc.), die in Papierform ins Unternehmen kommen, sinnvoll abzulegen, um sie allen Berechtigten schnell und sicher zugänglich zu machen. Im Szenario Belegarchiv können Sie nachlesen, wie Sie Ihre Eingangsbelege einfach ins i.mdm -Archiv importieren können.
Office und Mailarchiv Eine weitere Anforderung könnte sein, Ordnung in die Ablage von im Unternehmen selbst erstellten Dokumenten und eMails, sowie von Informationen, die als eMails mit Anhängen ins Unternehmen kommen, zu bringen. Oft findet man die benötigten Dokumente nicht am Fileserver mit seiner gewachsenen Ordnerstruktur und auf die eMails in den persönlichen Postkörben hat man keinen Zugriff. Wie Sie i.mdm beim Ordnung schaffen unterstützen kann, beschreibt das Szenario Office- und Mailarchiv.
Unternehmensarchiv Wenn Sie Ihre elektronischen Dokumente, Ihre eMails und die Papier-Eingangsbelege archiviert haben, können Sie diese Informationen mit archivierten Daten aus den Serverapplikationen verbinden und kommen so zu einem Unternehmensarchiv. Natürlich können Sie genauso gut auch mit der Archivierung der Daten aus den verschiedenen Serverapplikationen starten. Im Szenario Unternehmensarchiv ist beschrieben, wie Sie mit i.mdm zu einer übergreifenden Suchmöglichkeit über alle unternehmensrelevanten Informationen kommen.
Altdatenarchiv Eine spezielle Situation für eine Archivlösung ist dann gegeben, wenn im Unternehmen der Wechsel einer Serverapplikation ansteht. Im Szenario Altdatenarchiv können Sie nachlesen, welche Möglichkeiten Sie haben, den Zugriff auf die Daten der abgelösten Applikation zu erhalten und wie i.mdm Sie dabei unterstützen kann.
Volltextsuche Das Szenario Printmining beschreibt die besondere Spezialität der i.mdm Modellierungskomponente. Damit ist es möglich, beim Import in das Archiv aus jedem strukturierten Printfile vollautomatisch die Schlüsselinformationen auszulesen. Über diese Schlüsselinformationen kann bei einer Suche das richtige Printfile gefunden und der Inhalt individuell nach Wunsch und Berechtigung aufbereitet werden.
Volltextsuche Sind die archivierten Daten und Dokumente strukturiert, so ist eine Suche in der Beschlagwortung wesentlich effizienter als eine Volltextsuche. Wann eine Volltextsuche Sinn macht und mit welchen Vor- und Nachteilen sie realisiert werden kann, steht im Szenario Volltextsuche.
Datenabgleich Grundsätzlich dient ein Enterprise Content Managementsystem dazu, Informationen zu importieren, archivieren und Suchabfragen rasch und sicher zu beantworten. i.mdm überprüft die Daten beim Import gegen die modellierte Struktur. Im Szenario Datenabgleich wird beschrieben, dass auch inhaltliche Prüfungen innerhalb eines Dokuments und Vergleiche zwischen Dokumenten möglich sind.
Finanzschnittstelle In Zukunft wird das Thema, Unternehmensdaten einem Prüfer oder dem Finanzamt in strukturierter und auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen, an Bedeutung gewinnen und zum Standard werden. Wie Sie diesen Wunsch auf einfache Weise bereits heute mit i.mdm erfüllen können, ist im Szenario Finanz-Schnittstelle nachzulesen.
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