Martin Salbaba Softwaredesign Martin Salbaba Softwaredesign - Betrieb

Ihre Daten und Dokumente können über eine modellierbare Datenschnittstelle ohne Programmieraufwand aus allen Applikationen eingebunden werden. Je nach Komplexität der zu archivierenden Daten erfordert das einen einmaligen Aufwand von wenigen Minuten bis zu einer Stunde.

Um eine neue Dokumentart in vollautomatischen Betrieb zu bringen sind die Schritte von der Definition der Datenquelle bis zum Vergeben der Berechtigungen durchzuführen.

Betrieb
quelle

Schritt 1: Definition der Datenquelle

Als Datenquelle für das Enterprise Content Managementsystem können alle IT-Anwendungen eines Unternehmens herangezogen werden. Die Informationen können als Daten und Dokumente in unterschiedlicher Form in i.mdm importiert werden.

Der entscheidende Punkt ist die Klärung, ob und wie die Informationen automatisch kategorisiert und klassifiziert werden können. Im Notfall gibt es neben der vollautomatischen Importvariante auch einen manuellen Import.

Modellieren

Schritt 2: Modellieren von Import und Export

Mit den in i.mdm enthaltenen Werkzeugen wird ausgehend von Musterdaten ein Modell erstellt. Der Importteil des Modells beschreibt die Struktur der Information und die enthaltenen Suchbegriffe. Im Exportteil wird mit Ergebnisformen festgelegt, welche Informationen bei der Recherche nach einem Treffer angezeigt werden.

personalisieren

Schritt 3: Berechtigungen vergeben

Berechtigungen können - müssen aber nicht - vergeben werden. Je Modell kann festgelegt werden, welcher Benutzer oder welche Gruppe auf die importierten Informationen zugreifen darf. In Spezialfällen kann die Berechtigung auch auf Teile von Daten und Dokumenten eingeschränkt werden.

Die Verwaltung der Benutzer und Gruppen ist in i.mdm möglich. Es können aber auch die Daten aus einem führenden Berechtigungssystem importiert und regelmässig automatisch abgeglichen werden.

automatisch

Ergebnis: Automatischer Betrieb

Neue Informationen werden von den erzeugenden Applikationen oder den Benutzern in Verzeichnisse gestellt, von wo sie i.mdm automatisch abholt, prüft und importiert. Sie sind dann sofort von allen Arbeitsplätzen über einen Web-Client abfragbar.

Das Archivieren im Langzeitarchiv und ein (eventuelles) Löschen erfolgen ebenso automatisch wie das Holen von Informationen aus dem Langzeitarchiv in den Arbeitsbereich, wenn bei einer Recherche nach Daten und Dokumenten gesucht wird, die nicht mehr im Arbeitsbereich sind.

Der Administrator überwacht das System und greift nur in Ausnahmesituationen ein.

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