Bei dieser Funktion geht es um die Absicherung der Konsistenz und Vollständigkeit der archivierten Daten und Dokumente.

Wie werden diese Prüfungen implementiert ?

• Bei Daten, die von Applikationen verwaltet werden, sorgen die Datenbank und die Programme für Vollständigkeit und Konsistenz. Prüfungen verhindern, dass Belege erstellt oder verbucht werden, wenn Daten fehlen oder falsch sind.
• Bei Dokumenten kümmert sich der Sachbearbeiter darum, dass sie komplett und sowohl der Inhalt als auch die Beschlagwortung vollständig und richtig sind

So weit, so gut. Manchmal gibt es aber Probleme in Datenbanken, machmal haben Applikationen Fehler und manchmal übersehen Sachbearbeiter etwas. Es kommt auch vor, dass Daten in unterschiedlichen Systemen gewartet werden und der Abgleich zwischen den Systemen über eine technische oder menschliche Schnittstelle funktioniert. Sind schon technische Schnittstellen fehleranfällig, umso mehr ein Mensch, der ständig Daten von einer Liste abtippen oder zwei Listen miteinander vergleichen muss.

Die Lösung in Fällen, in denen es zu Inkonsistenzen kommt, ist natürlich, die Ursache zu finden und zu beheben, sprich in die Datenbank, Applikation oder Schnittstelle zu investieren. Doch um einen Fehler zu finden, kann es Sinn machen, für kritische Daten eine Überprüfung im Archiv durchzuführen. In i.mdm können Regeln definiert werden, die Teile der Daten überprüfen, sobald sie ins Archiv kommen, z.B.

• ob zu allen Eingangsrechnungen aus dem ERP-System ein Image eingescannt wurde
• ob die Stundensumme der eingescannten Arbeitsscheine der Summe auf der Rechnung entspricht, etc.

Obwohl die Geschäftsfälle schon abgeschlossen sind, wenn sie archiviert werden, kann es bei kritischen Daten noch nicht zu spät für eine Reaktion sein, nach dem Motto: "Besser spät als gar nicht!"