Martin Salbaba Softwaredesign Martin Salbaba Softwaredesign - Belegarchiv
Viele externe Dokumente, die auf Papier in das Unternehmen kommen, sollen trotzdem EDV-mäßig gespeichert werden und auch abfragbar sein. Dazu müssen die Dokumente gescannt und beschlagwortet werden. In den meisten Unternehmen betrifft das:
  • Anfragen
  • Bestellungen
  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Verträge
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Ablauf bei kleinerem Belegaufkommen:

Scannen mit Barcode

  • Die Belege gelangen an eine zentrale Stelle, an der ein Scanner zur Verfügung steht
  • Vor dem Scannen: Trennen der Belege nach Dokumenttyp sowie Aufbringen eines Barcodes auf jedem Beleg zur eindeutigen Identifizierung
  • Scannen + Validieren des Scan-Ergebnisses
  • Nach dem Scannen: je Beleg existieren ein Imagefile und ein Eintrag in einer Tabelle mit der Zuordnung des Imagefiles zum Barcode
  • Die Belege werden zum Erfassen im ERP-System (inklusive Barcode) weitergeleitet
  • Automatische Erstellung eines Buchungsjournals im ERP-System (inklusive Barcode)
  • Automatischer Import der Imagefiles, der Barcodetabelle und des Journals in i.mdm
  • Suchmöglichkeit des Beleges in i.mdm nach allen Kriterien, die am Journal aufscheinen

Ablauf bei größerem Belegaufkommen:

Scannen mit OCR

  • Scannen mit OCR-Zonenbearbeitung zum Auslesen der wesentlichen Kriterien des Beleges
  • Validierung der Scan-OCR-Ergebnisse
  • Kein Weiterleiten und Erfassen der Belege, sondern Import der Kriterientabelle in das ERP-System zum Verbuchen
  • Automatischer Import der Imagefiles und der Kriterientabelle in i.mdm
  • Suchmöglichkeit des Beleges in i.mdm nach allen ausgelesenen Kriterien
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