Jedes Unternehmen hat dem Rechnungsprüfer und dem Finanzamt auf Verlangen Einsicht in die relevanten Daten zu gewähren. Als es noch keine EDV-Systeme gab, waren das Stapel von Ordnern und Listen, die da übergeben wurden. Auch als schon allgemein EDV-Systeme zur Datenhaltung eingesetzt wurden, wurden auf Verlangen der Prüfer vielfach Listen und Dokumente ausgedruckt und übergeben. Inzwischen ist es Pflicht der Unternehmen, Daten, die elektronisch vorhanden sind, auch in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Damit erleichtert sich natürlich die Prüfung, da Suchen in Datenbanken effizienter sind als händisches Durcharbeiten von Papierbergen.

Welche Möglichkeiten bieten sich dem Unternehmen, dieser Pflicht nachzukommen?

• Zugriff für Prüfer auf das Originalsystem

  Das ist technisch einfach, allerdings aus Securitygründen fragwürdig, da damit nicht nur Zugang zu den prüfungsrelevanten Daten besteht, sondern auch zu den internen Informationen und Anmerkungen.

• Eigene Applikation für Prüfer

  Das ist sicher, aber aufwändig. Für einmal im Jahr stattfindende Prüfungen muss eine Parallelapplikation gepflegt werden, mit der ein gefilterter Zugriff auf die Originaldaten erfolgt.

• Eigene Daten für Prüfer

  Ebenfalls sicher, aber aufwändig. Es erfolgt der Zugriff mit der Originalapplikation auf gefilterte Duplikate der Daten.

Wie kann i.mdm die Unternehmer und die Prüfer unterstützen?

• Der Zugriff für Prüfer erfolgt nicht auf die Originalsysteme, sondern auf die archivierten Daten und Dokumente mit genau definierten Berechtigungen.
• In den Daten und Dokumenten können in einer Tabelle jene Kriterien ausgewählt werden, die prüfungsrelevant sind und jene weggelassen werden, die nur von interner Bedeutung sind.
• Die Prüfer können die Ergebnistabellen in Excel exportieren und damit einfach weiterarbeiten.

Wie wird sich das Thema aus unserer Sicht weiterentwickeln?

• In Österreich werden gesetzliche Regelungen kommen, die es beispielsweise in Deutschland schon gibt (GDPdU = "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen").
• Es werden Standardformate definiert, in denen von den Unternehmen die Daten zu den einzelnen Themen zu liefern sind.
• i.mdm wird Sie dabei unterstützen, diese Standards mit Daten aus dem Archiv zu befüllen - unabhängig davon, welche Applikationen Sie einsetzen.