Unternehmensarchive sind ein wesentlicher Bestandteil von Enterprise Information Systemen. Sie archivieren alle für die Geschäftsprozesse wichtigen und in ihnen entstandenen wertvollen Informationen eines Unternehmens rechtssicher in ihrer endgültigen Fassung oder in geprüften, nachvollziehbaren Versionen. Daten und Dokumente werden berechtigten Anwendern als Ergebnis ihrer Recherchen zuverlässig und schnell zur Verfügung gestellt.

Wieso benötigt ein Unternehmen eine eigene Archivapplikation ?

• Zusammenhängende Informationen sind oft auf verschiedene erzeugende Applikationen, Datenbanken und Fileserver aufgeteilt.
• Immer wieder besteht der Bedarf, diese zusammenhängenden Informationen gemeinsam abzufragen und auszuwerten, z.B.:
  • Informationen zu einem Kundenprojekt sind teilweise im Vertrieb (CRM), in der Entwicklung (CAD), in der Buchhaltung (ERP), in Dokumenten (Papier, Office) und in der Post (Papier, Mail) zu finden.
  • Der Buchhalter kennt sich im ERP-System aus, hat alle erforderlichen Berechtigungen und findet die gesuchten Daten im ERP-System auch schnell (wenn sie noch online verfügbar sind) - ähnliches gilt für den Entwickler und die CAD-Daten, etc.
  • Problematisch wird es, wenn der Buchhalter technische Unterlagen im CAD-System oder der Entwickler Buchhaltungsdaten im ERP-System einsehen will - er hat entweder gar keinen Zugriff auf das System oder ist in der Bedienung ungeübt und findet daher das Gesuchte nicht oder nur schwer.
  • Völlig unbefriedigend ist eine Recherche meistens für den Controller, der aus allen Systemen gleichzeitig Informationen benötigt und sich die Suchergebnisse mühsam zusammentragen muss - wobei abgelegte Papierdokumente und persönliche Mails oft gar nicht gefunden werden.
• Gewünscht wird daher in solchen Umgebungen ein strukturierter Zugriff über Schlüsselbegriffe auf alle Informationen, für die der Benutzer berechtigt ist - idealerweise können die Berechtigungen, die der Benutzer in den erzeugenden Applikationen hat, im Archiv verwendet werden, sodass keine doppelte Berechtigungswartung notwendig ist.
• Damit der Zugriff auf das Archiv ohne Installation und Wartung von jedem Arbeitsplatz aus erfolgen kann, bietet sich als Oberfläche ein Webbrowser an, der auf allen Clients automatisch installiert ist.