Die Ausgangslage:

• Die Zahlscheine, Schecks und Überweisungsbelege wurden verbucht und in einem Papierarchiv händisch einsortiert.
• Durch die große Anzahl von Belegen waren Verwaltung und Suche sehr zeitaufwendig.
• Hohe Raum- und Lagerkosten.

Die Lösung:

• Die Belege werden eingescannt und vom gescannten Beleg weg verbucht.
• Nach dem Buchungslauf am Host werden die geprüften Kontonummern sowie Beträge zurücktransferiert und der Buchungsbeleg auf einer optischen Platte archiviert.
• Fehlerhafte Buchungen werden zum Sachbearbeiter zurückgeleitet und müssen von diesem korrigiert werden.
• Über die Beschlagwortungsdaten, die im Zuge der Belegeverarbeitung erfasst wurden, können einzelne Belege gezielt gefunden werden.

Das Fazit:

• Durch die Einsparungseffekte beim Verbuchen und der Archivierung entsteht eine wesentliche Zeit- und Kostenersparnis, in sehr kurzer Zeit amortisierte sich das Projekt.
• Qualitätssicherung durch die Rückführung fehlerhafter Buchungen.
• Bei der Reklamationsbearbeitung kann rasch der reklamierte Beleg gefunden werden. Der Bearbeiter kann dem Kunden sofort Bescheid geben, eine nochmalige Kontaktaufnahme entfällt.

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