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Die Ausgangslage:
- Die Zahlscheine, Schecks und Überweisungsbelege wurden verbucht und in einem Papierarchiv händisch einsortiert.
- Durch die große Anzahl von Belegen waren Verwaltung und Suche sehr zeitaufwendig.
- Hohe Raum- und Lagerkosten.
Die Lösung:
- Die Belege werden eingescannt und vom gescannten Beleg weg verbucht.
- Nach dem Buchungslauf am Host werden die geprüften Kontonummern sowie Beträge zurücktransferiert und der Buchungsbeleg auf einer optischen Platte archiviert.
- Fehlerhafte Buchungen werden zum Sachbearbeiter zurückgeleitet und müssen von diesem korrigiert werden.
- Über die Beschlagwortungsdaten, die im Zuge der Belegeverarbeitung erfasst wurden, können einzelne Belege gezielt gefunden werden.
Das Fazit:
- Durch die Einsparungseffekte beim Verbuchen und der Archivierung entsteht eine wesentliche Zeit- und Kostenersparnis, in sehr kurzer Zeit amortisierte sich das Projekt.
- Qualitätssicherung durch die Rückführung fehlerhafter Buchungen.
- Bei der Reklamationsbearbeitung kann rasch der reklamierte Beleg gefunden werden. Der Bearbeiter kann dem Kunden sofort Bescheid geben, eine nochmalige Kontaktaufnahme entfällt.
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